Datenschutzerklärung

Stand: 24. Oktober 2026

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Diese Datenschutzhinweise gelten für webtakt.de, webtakt.ai, webtakt.ch und deren www-Adressen. Für die vorgestellten Produkte und verlinkte externe Angebote gelten deren eigene Datenschutzhinweise.

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

E-Mail: hello@webtakt.ai
Kontaktformular

2. Aufruf der Website und Hosting

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Hostinganbieter technische Informationen, die Ihr Browser übermittelt. Dazu können Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, die übertragene Datenmenge, der HTTP-Status, Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite gehören, sofern Ihr Browser diese übermittelt.

Diese Verarbeitung ermöglicht die Auslieferung der Website, die Erkennung von Fehlern und den Schutz vor Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem zuverlässigen und sicheren Betrieb.

3. Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie das Kontaktformular oder die abschließende Anfrage im Projektassistenten absenden, werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, das gewählte Thema und Ihre Nachricht verschlüsselt an unseren Hostingserver übertragen und an unser geschäftliches Postfach weitergeleitet. Die Website speichert diese Formulareingaben nicht in Cookies oder im lokalen Browserspeicher. Für die von Ihnen gewählte Übernahme einer KI-Zusammenfassung gilt der unten beschriebene kurzzeitige Zwischenspeicher.

Zum Schutz vor automatisierten Massenanfragen verwenden wir die auf unserem Server betriebene Sicherheitsprüfung ALTCHA. Beim Absenden führt Ihr Browser eine kurze Rechenprüfung aus; es werden keine Daten an einen externen CAPTCHA-Anbieter übertragen und keine Cookies oder Geräteprofile dafür erstellt. Zusätzlich prüfen wir ein verborgenes Formularfeld und begrenzen die Zahl der Anfragen.

Auf dem Server speichern wir dafür vorübergehend täglich wechselnde, mit einem geheimen Schlüssel abgeleitete Kennungen für die Verbindungsadresse und E-Mail-Adresse sowie Anfragezeitpunkte. Eine ebenfalls mit einem geheimen Schlüssel abgeleitete Kennung des Anfrageinhalts verhindert doppelte Übermittlungen; der Schutzspeicher enthält weder Klartext-Adressen noch Nachrichtentexte. Sicherheitsnachweise und doppelte Anfragen werden zehn Minuten berücksichtigt, Anfrage-Limits eine Stunde. Abgelaufene Einträge werden bei der nächsten erfolgreichen Sicherheitsprüfung entfernt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse liegt im Schutz des Kontaktwegs vor Missbrauch.

Alternativ können Sie uns direkt per E-Mail schreiben. Ein E-Mail-Link öffnet Ihr E-Mail-Programm. Für dessen Nutzung gelten die Bedingungen Ihres E-Mail-Anbieters.

Bei einer Kontaktaufnahme verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, die von Ihnen mitgeteilten Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihr Anliegen zu beantworten. Soweit es um vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage oder einen Vertrag mit Ihnen geht, erfolgt dies nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In anderen Fällen stützen wir die Bearbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse liegt in der Beantwortung geschäftlicher Anfragen.

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist freiwillig. Ohne eine erreichbare Kontaktadresse und Angaben zu Ihrem Anliegen können wir Ihre Anfrage gegebenenfalls nicht beantworten.

Automatisierte Entscheidungen

Die Website trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über Besucher. Die Angaben des Kontaktformulars werden nicht zur KI-Auswertung weitergeleitet. Der freiwillige KI-Potenzial-Check ist davon getrennt.

Freiwilliger Projektassistent und KI-Potenzial-Check

Der Projektassistent stellt kurze Fragen zu Ihrem geplanten Vorhaben; der KI-Potenzial-Check fragt nach einem betrieblichen Ablauf. Beide erstellen mit einem externen KI-Dienstleister einen unverbindlichen Vorschlag. Erst wenn Sie die KI-Auswertung bestätigen und den jeweiligen Check starten, werden die dafür eingegebenen Antworten an den Dienstleister übertragen. Bitte geben Sie keine Namen, Kontaktdaten, Kundendaten, besonderen personenbezogenen Daten oder Zugangsdaten ein. Die Kontaktangaben aus dem späteren Anfrageformular werden nicht an den KI-Dienstleister gesendet.

Soweit Ihre freiwilligen Angaben personenbezogene Daten enthalten, beruht die KI-Auswertung auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können den Check jederzeit beenden und uns ohne KI-Check kontaktieren. Für die Zukunft können Sie die Einwilligung auch über unsere Kontaktdaten widerrufen; bereits erfolgte Übermittlungen können dadurch nicht rückgängig gemacht werden. Zur Missbrauchsabwehr dienen eine gesonderte ALTCHA-Prüfung, kurzlebige Verbindungskennungen und feste Nutzungslimits auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Der Server hält Antworten während eines Checks für höchstens 30 Minuten zur weiteren Bearbeitung bereit; nach Abschluss werden die einzelnen Antworten aus der aktiven Sitzung entfernt. Abgelaufene Sitzungen werden beim nächsten erfolgreichen Check-Zugriff bereinigt. Technische Nutzungs- und Fehlerdaten enthalten Vorgangskennungen, Modell, Laufzeit, Tokenverbrauch, Kostenschätzung, Ergebnisstatus und gegebenenfalls eine Anfragekennung des KI-Dienstleisters. Diese Protokolle enthalten keine vollständigen Antworten, Kontaktangaben oder API-Schlüssel. Sie werden 14 Tage berücksichtigt und danach beim nächsten erfolgreichen Check-Zugriff bereinigt. Monatliche, inhaltsfreie Nutzungszähler begrenzen die Kosten.

Zur Abwehr wiederholter zweckfremder oder schädlicher Eingaben speichern wir mit einem geheimen Schlüssel abgeleitete Verbindungskennungen, Zeitpunkte und Sperrfristen für höchstens 24 Stunden. Wiederholter Missbrauch kann den Assistenten vorübergehend für dieselbe Verbindung sperren; die Website und das normale Kontaktformular bleiben erreichbar. Gesonderte inhaltsfreie Verbindungszähler begrenzen Modellaufrufe für eine Stunde. Abgelaufene Einträge werden beim nächsten erfolgreichen Check-Zugriff bereinigt; die IP-Adresse wird in diesen Kennungen nicht im Klartext gespeichert.

Wenn Sie die Zusammenfassung in das Kontaktformular übernehmen möchten, werden nur diese Zusammenfassung und der gewählte Leistungsbereich vorübergehend im Sitzungsspeicher Ihres Browsers zwischengespeichert. Sie werden bei der Übernahme in das Kontaktformular aus dem Zwischenspeicher entfernt; nach 20 Minuten erfolgt keine Übernahme mehr. Sie können die Zusammenfassung vor dem Absenden bearbeiten. Es wird keine Anfrage automatisch versendet.

Im Projektassistenten können Sie die Zusammenfassung stattdessen direkt prüfen, bearbeiten und mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse absenden. Diese Kontaktangaben werden erst im abschließenden Formular erfasst und nicht an den KI-Dienstleister übertragen. Der Versand erfolgt erst nach Ihrem ausdrücklichen Klick auf „Anfrage senden“ über denselben geschützten Versandweg wie das Kontaktformular. Bei einem Fehler bleiben Ihre Eingaben im geöffneten Assistenten erhalten; nach bestätigtem Versand werden die Kontaktfelder geleert.

Geschützter Projektbereich

Der Projektbereich steht nur persönlich eingeladenen Kunden und Teammitgliedern zur Verfügung. Wir verarbeiten Name, E-Mail-Adresse, Projektzuordnung sowie die dort eingestellten Tickets, Funktionen, Termine und Änderungen für die gemeinsame Projektabwicklung. Andere Kunden erhalten keinen Zugang zu Ihren Projekten. Mitglieder desselben Projekts können dessen Inhalte und die Namen der beteiligten Personen sehen. Bitte hinterlegen Sie keine Passwörter, Zugangsschlüssel oder unnötigen personenbezogenen Daten in Tickets.

Passwörter werden nur als gesicherte Prüfwerte gespeichert. Ein technisch erforderliches Sitzungscookie ermöglicht die Anmeldung. Die Sitzung endet spätestens nach acht Stunden oder nach 30 Minuten ohne Serverzugriff; regelmäßige Aktualisierungen eines geöffneten Projektbereichs gelten als Zugriff. Einladungslinks gelten einmalig für 24 Stunden. Vom Team erstellte Projekt-Connectoren gelten höchstens 30 Tage und können früher widerrufen werden. Anmelde- und Zugriffslimits verwenden mit einem geheimen Schlüssel abgeleitete Kennungen; abgelaufene Limit-Einträge werden beim nächsten Zugriff bereinigt.

Die Projektabwicklung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit ein Vertrag mit Ihnen besteht, sonst nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres Interesses an einer abgestimmten Projektabwicklung mit den zuständigen Ansprechpartnern. Sicherheitsmaßnahmen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das notwendige Anmeldecookie dient dem ausdrücklich gewünschten Projektzugang nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Projektinhalte und Änderungsverläufe werden für die Projektabwicklung und eine erforderliche Nachbereitung aufbewahrt und danach unter Berücksichtigung gesetzlicher Pflichten gelöscht oder eingeschränkt.

Optional kann ein Teammitglied ein einzelnes Projekt aus seinem bestehenden Codex-Arbeitsbereich über einen ausdrücklich eingerichteten Connector lesen und KI-Änderungsentwürfe erstellen. Dabei werden die gelesenen Projektinhalte an den von diesem Teammitglied verwendeten KI-Dienst übermittelt; dessen Konto- und Datenschutzeinstellungen gelten zusätzlich. Dieser Weg ist vom öffentlichen KI-Check getrennt und verwendet dessen API-Schlüssel nicht. Es werden keine Website-Passwörter an den KI-Dienst gegeben. Entwürfe ändern den Projektplan erst nach ausdrücklicher Freigabe im Projektbereich. Die Einrichtung des Connectors muss zu den für das jeweilige Projekt vereinbarten Verarbeitungsbedingungen passen.

Teammitglieder können alternativ ihr eigenes ChatGPT-Konto über die offizielle OpenAI-Anmeldung mit der Projektplanung verbinden. Dabei verarbeitet OpenAI die eingegebene Planungsnachricht, den im Browser geführten bisherigen Planungsdialog und einen begrenzten Auszug des ausgewählten Projekts. Dazu gehören Projektbeschreibung sowie Titel, Beschreibungen und Planungsdaten von bis zu 60 aktuellen Tickets und 30 Meilensteinen; längere Beschreibungen werden gekürzt. Es gelten zusätzlich die Einstellungen und Nutzungsbedingungen des verbundenen OpenAI-Kontos. Die Verbindung gilt nur für das jeweilige Teamkonto. Ihre OpenAI-Anmeldedaten werden direkt bei OpenAI eingegeben; die daraus entstehende Verbindungsberechtigung wird geschützt außerhalb der öffentlichen Webdateien auf unserem Server gespeichert und kann im Projektbereich getrennt werden. Es besteht kein Zugriff auf frühere ChatGPT-Gespräche oder auf Quellcode. Diese Funktion verwendet den API-Schlüssel des öffentlichen KI-Checks nicht.

Temporäre Planungsergebnisse sind höchstens 24 Stunden abrufbar und werden bei einem späteren Planungsstart nach Ablauf dieser Zeit bereinigt. Im Projekt gespeicherte Entwürfe unterliegen den oben beschriebenen Aufbewahrungsregeln für Projektinhalte. Eine kurze technische Auftragskennung im Sitzungsspeicher des Browsers ermöglicht es, nach einem Neuladen dasselbe Ergebnis abzurufen; sie enthält keine Nachricht oder Zugangsdaten. Auch bei dieser Verbindung wird ein Vorschlag erst nach ausdrücklicher Prüfung und Freigabe in den Projektplan übernommen.

4. Empfänger und Verarbeitung außerhalb des EWR

Hosting: Hosting- und E-Mail-Dienstleister mit Vertragssitz in Zypern. Der Dienstleister verarbeitet technische Zugriffsdaten in unserem Auftrag auf Grundlage der in den Hostingvertrag einbezogenen Regelungen zur Auftragsverarbeitung. Standort des Hostingservers: Frankfurt am Main, Deutschland.

Für den Empfang und die Speicherung geschäftlicher E-Mails nutzen wir einen geschäftlichen E-Mail-Dienst des oben beschriebenen Hostinganbieters.

Für den freiwilligen KI-Check nutzen wir die OpenAI-API mit GPT-6 Luna. Für Kunden im EWR ist OpenAI Ireland Ltd. der Vertragspartner. Die Verarbeitung richtet sich nach dem OpenAI-Vertrag zur Auftragsverarbeitung; Übermittlungen außerhalb des EWR können auf Angemessenheitsbeschlüssen oder den dort vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln beruhen. Die freiwillige Weitergabe von API-Eingaben und -Ausgaben zum Modelltraining ist in unserem Konto deaktiviert. Wir senden keine Kontaktformularfelder an OpenAI und fordern mit store: false keine Speicherung einer Anbieter-Konversation an. Eine zusätzliche Sicherheits- und Missbrauchsprotokollierung bei OpenAI kann dennoch bestehen; dabei werden Daten grundsätzlich bis zu 30 Tage vorgehalten, vorbehaltlich weitergehender gesetzlicher oder sicherheitsbedingter Erfordernisse. Eine vollständige oder sofortige Löschung beim Dienstleister wird deshalb nicht zugesagt.

Bei Wartung, Support und dem Einsatz von Unterauftragnehmern kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Für Übermittlungen in Staaten ohne Angemessenheitsbeschluss gelten die mit dem Dienstleister vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln, soweit sie für die jeweilige Übermittlung einschlägig sind. Informationen zu den tatsächlichen Empfängern, Unterauftragnehmern und eine Kopie der einschlägigen Garantien können Sie über unsere oben genannten Kontaktdaten anfordern.

5. Cookies, Schriftarten und eingebettete Inhalte

Die Website enthält keine Analyse- oder Werbeskripte, Werbepixel oder Social-Media-Plugins und setzt keine Analyse- oder Werbecookies ein. Die technische Auswertung von Serverzugriffen ist in Abschnitt 2 beschrieben. Schriftarten, Icons und Bilder werden über unser Hosting ausgeliefert.

Kartendienste, Videos und andere externe Dienste sind nicht eingebettet. Externe Links stellen erst dann eine Verbindung zum verlinkten Dienst her, wenn Sie ihnen folgen. Dort gelten die Bedingungen des jeweiligen Anbieters.

6. Speicherdauer und Löschung

Hostingprotokolle: Technische Protokolle des Website-Containers werden größenabhängig rotiert und bei fortlaufender Protokollierung überschrieben. Für weitere Betriebs- und Sicherheitsprotokolle richtet sich die Aufbewahrung nach der Erforderlichkeit für die Bereitstellung, Fehleranalyse und Abwehr oder Aufklärung konkreter Sicherheitsvorfälle sowie nach gesetzlichen Pflichten. Wir legen keine zusätzliche dauerhafte Kopie der Besucherprotokolle an.

Wir löschen Kontaktanfragen, sobald ihre Bearbeitung abgeschlossen ist und keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Unterlagen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden, bewahren wir die erforderlichen Daten für diesen Zeitraum auf und beschränken die Verarbeitung auf diese Zwecke.

7. Ihre Rechte und Beschwerde

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft über Ihre Daten, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie Datenübertragbarkeit verlangen. Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

Widerspruch gegen eine Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen

Sie können einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Bei einem berechtigten Widerspruch verarbeiten wir die betroffenen Daten nicht weiter, sofern keine gesetzlich vorgesehenen Gründe für eine Fortsetzung vorliegen. Ein Widerspruch gegen Direktwerbung ist jederzeit möglich.

Für die Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten erreichen.

Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder dem Ort des vermuteten Verstoßes. Für private Unternehmen in Bayern ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht zuständig.

8. Änderungen

Wenn sich die Funktionen oder die eingesetzten Dienste dieser Website ändern, passen wir diese Datenschutzhinweise entsprechend an.